Negli uffici, nelle aziende ed in generale negli ambienti di lavoro è di fondamentale importanza recuperare spazio prezioso per motivi pratici ma, in un certo senso, anche economici. Avere i documenti perfettamente ordinati e a portata di mano consente di ottimizzare notevolmente la produttività aziendale. I dipendenti infatti hanno maggiore libertà di muoversi in un ambiente spazioso e abitabile e possono reperire velocemente, e senza stress, i documenti di cui hanno bisogno.
Nei seguenti paragrafi ti spiego come organizzare i documenti in ufficio e quali sono le “best practices” da adottare per un ambiente produttivo e facilmente gestibile.
Conservazione documenti aziendali: tempi e obblighi di conservazione
Per una gestione archivi ottimale è necessario sapere per quanto tempo devono essere conservati i documenti. La durata dipende proprio dalla tipologia di documentazione, che può oscillare da un minimo di un anno fino ad un massimo di 20 anni. Tali documenti devono essere custoditi per poi essere esibiti in caso di verifiche o di controlli.
Un discorso a parte va fatto per l’archiviazione documenti aziendali, che analizziamo nel successivo paragrafo, e per le cartelle cliniche che in realtà vanno conservate per sempre. Come ormai è noto dal 1° gennaio 2019 vige l’obbligo della fatturazione elettronica. Le cosiddette e-fatture devono essere conservate in 4 tipologie di formati:
- XML;
- PDF;
- JPG;
- TXT.
Bisogna quindi adottare tutte le misure necessarie per garantire non solo la reperibilità dei documenti, ma anche il loro perfetto stato di conservazione, l’autenticità e l’incorruttibilità.
Archivi aziendali: quali avere nel proprio ufficio (archivio corrente, di deposito e storico)
Il deposito archivio cartaceo aziendale si suddivide in tre tipologie:
- corrente;
- di deposito;
- storico.
L’archivio corrente rappresenta l’insieme di tutti i documenti necessari per sbrigare le attività correnti e più comuni.
L’archivio di deposito contiene i documenti non più necessari per espletare le pratiche e le attività correnti, ma non destinati ancora alla conservazione permanente.
Alcuni documenti, quando hanno espletato ormai la loro funzione, vengono conservati nell’archivio storico per finalità di studio o per necessità private, amministrative o legali.
Come organizzare il proprio archivio: criteri e metodi di archiviazione
Come procedere alla gestione archivio cartaceo? La parola d’ordine è una sola: programmazione. Il punto di partenza è l’archivio aziendale che, come detto nel precedente paragrafo, si suddivide in 3 aree.
Fatto ciò devi procedere alla catalogazione documenti che prevede i seguenti step:
- inserisci i documenti nei fascicoli e gestiscili secondo una precisa nomenclatura;
- organizza i fascicoli in ordine alfabetico/numerico;
- dividi i faldoni anno per anno.
Con questo criterio trovare un documento richiede davvero pochi minuti anche in aziende di grandi dimensioni. Supponiamo che hai un’azienda di assicurazione e che devi trovare il fascicolo di un tuo cliente.
L’operazione risulta davvero molto facile e veloce, poiché tutto è perfettamente schedato.
Assicurati di scegliere mobili per ufficio sufficientemente grandi e perfettamente organizzati, per un’archiviazione cartacea lineare e strutturata.
Deposito archivio aziendale: la soluzione ottimale per conservare i tuoi documenti
aziendali
Nelle aziende, negli uffici o negli enti particolarmente grandi, dove è necessario conservare una mole molto elevata di documenti, a volte lo spazio non è sufficiente. Un bel problema che però può essere risolto con il deposito conto terzi per gli archivi. Come funziona?
Semplicissimo! Tutti gli archivi cartacei possono essere comodamente custoditi in spazi appositi, diversi dagli ambienti lavorativi.
I documenti vengono informatizzati in un apposito software, così da poterli consultare facilmente in ogni momento. Chi necessita delle copie cartacee può recarsi quando vuole presso l’archivio, costantemente controllato con avanzati sistemi di sicurezza che ne garantiscono la totale segretezza.
Istituti bancari, commercialisti, notai, architetti, avvocati e tanti altri professionisti ed aziende fanno ricorso al deposito aziendale per conto terzi poiché è una soluzione sicura che consente di recuperare spazio vitale all’interno della propria attività.
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Franzosini traslochi ti propone un valido servizio per la gestione archivi aziendali conto terzi, mettendo a tua disposizione le seguenti soluzioni:
- cassoni in legno da 6 e 8 metri eventualmente attrezzati internamente per la conservazione degli archivi vivi;
- container tipo ISO in acciaio da 32 metri cubi eventualmente lucchettabili per la garanzia della privacy talvolta richiesta.
Ci occupiamo personalmente della catalogazione, dell’imballo e del trasporto presso i nostri depositi in totale sicurezza. Il servizio di archivio conto terzi consente ai nostri clienti di accedere ogni volta che lo desiderano nei locali in uso per l’archiviazione.
Puoi inoltre richiedere un preventivo gratuito per il tuo deposito, così da avere una stima chiara e trasparente dei costi. Tra i nostri servizi è anche compresa l’assistenza 24h. Puoi infatti contare su uno staff preparato e qualificato, sempre al tuo fianco, pronto a rispondere a qualsiasi tua domanda e soddisfare ogni esigenza. Siamo il partner ideale al quale affidarti per organizzare in modo pratico e intelligente il tuo ufficio, con l’obiettivo di migliorare la produttività della tua azienda e recuperare spazi preziosi.
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