Trasloco ufficio: come organizzarlo

Hai trasferito la tua sede aziendale e sei preoccupato per il trasloco dell’ufficio? É normale. Si tratta di un’operazione complessa che rischia di portare via molte risorse economiche ed energetiche. Inoltre c’è la preoccupazione che il trasloco possa avere un impatto negativo sulla produttività della tua azienda. Quanto dura il trasloco? Per quanto tempo l’attività dovrà restare ferma? In che modo può impattare sulla serenità e sulla produttività dei dipendenti? Queste sono le domande classiche per chi deve organizzare il trasloco di uffici.

In questo articolo ti spiego come organizzare un trasloco di un ufficio secondo una programmazione specifica, capace di ottimizzare le tempistiche e ridurre al minimo disagi o ritardi per la tua attività.

Traslochi ufficio: cosa fare? In questi casi la parola chiave è: pianificazione. Affinché tutte le operazioni si svolgano rapidamente senza perdite di tempo o intoppi burocratici, ecco un elenco di suggerimenti che ti saranno molto utili:

• Ti stai spostando perché la tua azienda si sta espandendo? Allora devi portare con te tutti i documenti dell’ufficio. Al contrario la tua azienda ha subito un ridimensionamento? Allora puoi depositarli in un altro luogo, in attesa di decidere cosa farne;

• Coinvolgi i tuoi collaboratori. Suddividi i vari dipendenti in gruppi di lavoro, affinché ognuno possa gestire tutti i documenti e gli oggetti presenti in ufficio e velocizzare le operazioni di trasporto;

• Organizza il lavoro durante il momento di transizione. Se non c’è uno spazio fisico dove operare, i tuoi collaboratori sono impossibilitati a lavorare. Cerca soluzioni alternative in questa fase, come ad esempio lo smart working;

• Fai decluttering. Il trasloco può essere l’occasione buona per eliminare documenti e scartoffie che non servono più e che occupano solo spazio prezioso;

• Adempi a tutte le pratiche burocratiche. Durante il trasloco di un ufficio devi affrontare tutte le lungaggini burocratiche. Muoviti con largo anticipo per ottimizzare i tempi e non essere costretto a fare tutto alla fine;

• Stabilisci un budget. In base alle tue disponibilità economiche, stabilisci un budget e fatti rilasciare un preventivo da una ditta di traslochi nazionali, o di traslochi internazionali se intendi trasferire l’attività all’estero;

• Sii presente in tutte le fasi del trasloco. Sarebbe preferibile supervisionare il trasloco per assicurarsi che tutto si svolga senza ritardi e senza alcun intoppo.

Passiamo alla fase pratica del trasloco: da dove cominciare? Per prima cosa è importante fare un inventario di tutti gli oggetti presenti, che va fatto per ogni singola stanza o ufficio. In questo modo puoi tenere sotto controllo ogni oggetto o documento ed evitare che si perda.

All’interno di ogni singolo ufficio devi poi fare altre liste che comprendano oggetti catalogabili sotto la stessa categoria. In una scatola puoi conservare tutti gli oggetti di cancelleria, in un’altra tutti i documenti, in un’altra ancora oggetti di arredo e così via. Se ci sono oggetti delicati scrivi sulla scatola con un pennarello “fragile”, così i traslocatori sapranno che dovranno manovrare quello scatolone con una certa attenzione.

Fai l’inventario anche di tutto il materiale informatico, come computer, server e stampanti ed abbinaci la lista dei fornitori ai quali rivolgerti in caso di manutenzione.

Un altro passaggio importante riguarda gli imballaggi per il trasloco e, nello specifico, gli scatoloni. Cerca di fare un calcolo degli oggetti da trasportare, così saprai con esattezza di quante scatole hai bisogno. Tieni presente che non è consigliabile ammassare tanta roba in un solo scatolo per recuperare spazio. Così facendo rischi di rompere o rovinare oggetti importanti, inoltre lo scatolone risulterà pesante e difficile da trasportare.

Fai attenzione al materiale di riempimento, necessario per portare a termine un trasloco con la massima precisione e senza brutte sorprese. Per il trasloco dei documenti potrebbe non essere necessario del materiale riempitivo, purché siano accuratamente alloggiati senza il rischio di rovinarsi. Il discorso cambia se devi trasportare oggetti informatici o complementi d’arredo che, se “ballano” eccessivamente all’interno dello scatolone, rischiano di danneggiarsi.

La tua nuova sede deve essere immediatamente operativa alla conclusione del trasloco, per evitare tempi morti e ridurre le perdite in termini di produttività. I nuovi uffici devono essere già funzionali al 100%, quindi accertati che tutte le utenze ed i servizi siano attivi. In particolare assicurati che la linea Internet sia sufficientemente potente e garantisca una connessione perfetta a tutti gli ambienti di lavoro.

Devi traslocare a Roma il tuo nuovo ufficio? O devi traslocare a Milano la tua attività? Qualunque siano le tue esigenze puoi richiedere un preventivo per trasloco a Franzosini Sud srl. Otterrai in poco tempo un preventivo gratuito, trasparente e senza costi aggiuntivi. Inoltre, affidandoti ai nostri servizi, avrai a disposizione un’assistenza veloce ed una consulenza professionale per portare a termine il tuo trasloco con un impatto minimo sulla tua attività ad un ottimo rapporto qualità/prezzo.